¿Nos podemos olvidar de los clientes?

Seguimos adelante con el curso “crear nuevos productos y servicios con los clientes”. En la última sesión se planteó un curioso debate: ¿es necesario trabajar con los clientes en todos los momentos de creación o hay fases en las que nos podemos olvidar de ellos/as?. Si hacemos un buen análisis inicial de lo que los clientes esperan, tal vez no necesitamos volver a preguntarles cuando vamos avanzando.

Pero no repetir las preguntas tiene sus riesgos. La suposición de que los clientes estarán interesados en lo nuevo suele fallar. Y preguntar solo una vez resuelve el problema de un modo imperfecto, porque el proceso de creación es muy largo y se toman muchas decisiones.

Por ello planteábamos la conveniencia de volver a preguntar, de hablar mucho con los clientes, de repetir las preguntas: “¿qué necesitas, que esperas?” “¿se adapta lo nuevo a lo que estás buscando?”.

Son dos preguntas que hay que plantearlas en orden. Si solo hacemos la segunda “¿os interesa lo nuevo?” puede que nos contesten afirmativamente porque las novedades siempre son atractivas, pero luego tal vez se olviden de nosotros.

¿Medir o conversar?

Esta mañana he estado en un acto organizado dentro de la Semana de Europea de la Calidad de Euskalit para presentar el libro "Guía para la Medición Directa de la Satisfacción de los Clientes", editado por los Centros de Excelencia. Se presentaban también dos casos de sistema de medición de la satisfaccion: Ayuntamiento de Getxo y Puerto de Gijon. El libro describe quince casos concretos, incluídos estos dos.

Más de lo mismo, cuestionarios, escalas de valoración, fiabilidad y validez de los cuestionarios, plan de muestreo, error muestral, recogida de datos y análisis de datos. A uno le queda la sensación de que seguimos dando vuelta a lo mismo después de un montón de años.

No voy a repetir mis opiniones sobre las encuestas, porque está ya todo escrito (1, 2, 3, 4, ...). Solo la esperanza de que una encuesta sea un primer paso para entender mejor a los clientes, hablando con ellos sin limitaciones. Es lo que nos contaban desde Gijón; ahora las encuestas las hacen ellos directamente y son un buen pretexto para conversar.

El momento de la verdad de las encuestas

Muchos comentarios (1, 2 , 3, ...) sobre la importancia de hablar, sobre las limitaciones de las encuestas para conocer, pero ahora todo parece girar en torno a las encuestas. Leo que la distancia entre Obama y MCain se acorta; hace unos días era entre 6 y 9 puntos pero se ha reducido a 4. Si tenemos en cuenta el margen de error todo puede suceder; ¡queridos colegas, el margen de error nos puede salvar!.

Bueno, las encuestas son solo números, una intención declarada de lo que las personas van a hacer el día 4. Lo que hagan realmente será otra historia, sin hablar de sus motivos para declarar hoy o para hacer mañana. Lo que parece evidente, que las encuestas no son solo un medio. Las electorales sin duda, el resto también.

Datos comunes en encuestas de satisfacción

Me he puesto a enredar en mi ordenador, releyendo viejos estudios de satisfacción. De su lectura me ha surgido la idea de unir los resultados de varias encuestas en un fichero único. Como dicen los periodistas, un estudio “sin valor científico”, más que nada porque he juntado unas pocas contestaciones de satisfacción (no llegan a 100) con diferentes empresas, con distintas preguntas y escalas de valoración, redactadas obviamente para cada caso estudio. Lo he llevado todo a una escala única de 0 a 10 y a seis criterios: valoración global, trato personal, información, calidad del producto, gama y plazo de entrega.

No pretendo llegar a conclusiones definitivas porque lo que he hecho es metodológicamente muy discutible y sobre todo porque las encuestas recogen solo una parte de la realidad de la satisfacción, opino. Escribe Mikel sobre las limitaciones de las encuestas de satisfacción y habla de que tal vez las nuevas tecnologías puedan ayudar a superar estas limitaciones; en parte puede, pero sigo pensando que una conversación cara a cara no se mejora con nada.

Voy a los resultados. La primera conclusión: la satisfacción global es bastante elevada, de media 7,4, con un porcentaje de suspensos (valores inferiores a 5) en torno al 4%. No es nuevo; no podemos considerar que un cliente está satisfecho si nos valora con un 6 o un 7, los clientes realmente satisfechos son solo los de sobresaliente. Es normal, los clientes se están aprobando a ellos mismos, que han decidido previamente comprar a quién ahora valoran.

La segunda conclusión, la importancia del trato personal, que es lo mejor valorado (media de 8,2) y lo que más correlaciona con la satisfacción global (r=0,67). Nos gustan las personas que nos atienden y ellas son las que tienen los mejores medios para provocar nuestra satisfacción como clientes. La experiencia personal de Julen es realmente gráfica.

Lo que menos nos gusta es el plazo (media 6,7). Casi el 20% de las puntuaciones en este criterio son suspensos y la diversidad de respuestas es también la más elevada. Un 10/15% de los clientes suspenden en este criterio pero aprueban en la valoración global. Tenemos prisa pero no nos quedamos insatisfechos solo por los retrasos si las personas nos atienden bien.

La calidad de producto tiene una buena valoración media (7,2) pero su correlación con la satisfacción global no es muy elevada (r=0,39). Solo con buenos productos no conseguimos satisfacción.

La gama de productos es el criterio que menos correlaciona con la satisfacción global (r=0,37). Importa más la calidad que la cantidad, lo que hagas hazlo bien.

La información se correlaciona mucho con el trato personal (r=0,56). Queremos que nos traten bien pero no nos sirve una sonrisa tonta.

Estas son mis conclusiones. Tal vez no sean muy originales pero no está de más confirmar las intuiciones con algún dato.

PD. Para los que no lo sepan, la correlación es la relación que existe entre dos variables; si siempre que bebo me emborracho será porque ambas cosas están muy relacionadas. Se mide de varias formas, una de ellas es la r de Pearson, que puede ir de –1 (relación total inversa) a 0 (no hay relación) y a 1 (relación total directa).

Me han hecho una encuesta

Hace unos días me hicieron una encuesta. Fue en agosto, cuando parece que todo se para; suena el teléfono fijo y una voz masculina inquiere “¿le importaría contestar a unas preguntas, tan solo unos minutos?” ... “bueno, si no es demasiado larga”. A los que hacemos encuestas siempre nos gusta conocer como las hacen los demás.

Ya estaba yo un poco extrañado de que alguien llamara en agosto a un teléfono fijo, ahora que todo lo hacemos con los móviles, pero la extrañeza fue creciendo a medida que la voz iba lanzando preguntas. Primero aparatos domésticos, luego seguros, unas preguntas sobre conocimiento de temas sanitarios y finalmente publicidad “¿qué marcas recuerda haber visto anunciadas en el periódico estos días?” ...”pues ni idea” ... “bueno pero seguro que recuerda algo” ... “pues no tengo ni idea, pero si necesitas que recuerde ya me lo invento” ... “vale”.

Las encuestas es lo que tienen. Hace varios años hice un sondeo electoral para un periódico que ya no existe (“La Gaceta del Norte” en su última fase) y para aprovechar el trabajo de los encuestadores hicimos también unas preguntas sobre comportamiento sexual. La mitad de las personas nos mandaban a hacer puñetas en el momento que pasábamos de la valoración de Adolfo Suárez y Santiago Carrillo, a la frecuencia con la que hacían el amor. Pero el periódico publico un interesante reportaje, muy comentado por toda la ciudad.

Vuelvo a la encuesta de agosto. Mi anónimo encuestador y yo seguimos adelante con la conversación: el preguntaba y yo respondía. Era como un pacto de no agresión, tu no me tienes mucho tiempo al teléfono y yo respondo lo que haga falta para que finalices tu trabajo.

Al acabar me quedé pensando sobre el valor de mis contestaciones, pensamiento del que surgió una convicción: les importaba un pimiento lo que yo hiciera o recordara exactamente, necesitaban un resultado, una foto fija de la realidad, independiente de la realidad misma.

Las fotos fijas nos sirven para respondernos ante las preguntas complejas, las preguntas difíciles de contestar. Me imagino los directivos de una empresa que se acaba de gastar un montón de dinero en una campaña de publicidad preguntándose si lo han gastado bien o mal. Es muy difícil contestar a esto con una base real; intuyo que un porcentaje les dejará algo tranquilos. Lo mismo hacemos cuando nos explicamos por un signo zodiacal. Yo soy Piscis, y con eso puedo explicar todas mis grandezas y mis miserias.

Una experiencia de World Café

Hace unas semanas participé como asistente en un World Café organizado por el Departamento de Promoción Económica de la Diputación Foral de Bizkaia. Aquella interesante experiencia me sirvió para conocer el método. Después lo he aplicado recientemente en una empresa industrial con la que colaboro como consultor. No es fácil trabajar con un grupo amplio sin caer en la formula del ponente que habla y el auditorio que escucha.

Cuarenta personas de una misma empresa hablando sobre su trabajo, sus clientes, sus modos de mejorar su respuesta ante ellos. Algunas personas se conocieron personalmente en la reunión. Es lo que tiene vivir pegado al teléfono y a la pantalla; tenemos relaciones sin cara.

Interesantes conversaciones; no hizo falta animar a la charla, surgía con facilidad. Al final les solicitamos que cumplimentaran una pequeña encuesta de satisfacción y todos estaban realmente contentos, convencidos de que habían participado en una experiencia que merecía la pena repetir.

Enrique Sacanell me decía hace unos días que en un World Café lo importante son las preguntas, que su formulación es la clave del éxito. En un World Café y en cualquier lugar pienso yo. La primera pregunta funcionó muy bien, pero tuvimos que modificar sobre la marcha la segunda, especialmente porque en parte ya se había respondido con la primera.

Quedo volando la sensación de que las conclusiones son demasiado abiertas. Cuando las conclusiones las hace una sola persona es más fácil precisar, hacer planes, marcar objetivos bien definidos. En grupo es más complicado. Se echaba de menos algún mecanismo que precisara estas conclusiones finales.

Pero ¿cuál es el objetivo de un World Café?. Los asistentes realizan tareas muy distintas para unos clientes comunes. Hablar, charlar, compartir experiencias y perspectivas es en si mismo una tarea interesante.

Mi sensación final es que lo más interesante es el proceso, mucho más que las conclusiones.

El registro cualitativo

Cuando nos animamos a basar nuestro sistema de gestión de la satisfacción en entrevistas, y no en cuestionarios surge una pregunta: ¿cómo registramos la satisfacción de los clientes, si lo que tenemos básicamente son conversaciones?. Tenemos claro que el camino está en la palabra, hablar, pero no sabemos como encajar estas charlas en un sistema que se basa en el registro de datos.

Una buena conversación es, en si misma, mucho más interesante que una encuesta. Dejar que la persona entrevistada nos cuente lo que le apetezca, sin restricciones, es el mejor camino para entender lo que podemos hacer, para actuar, para satisfacer. Pero una entrevista no es una encuesta. Una entrevista no se puede resumir en números, agregables a otros números; no se puede elaborar con ella un porcentaje, una media aritmética; ... no sirve del mismo modo que una encuesta para justificar ante una auditoria de calidad nuestras “mejoras” en la percepción de los clientes.

Con las entrevistas podemos hacer otras tareas de registro. Podemos transcribirlas, resumirlas, extraer conclusiones, identificar propuestas de acciones. Todo ello lo podemos documentar y registrar, aunque es un registro diferente, más extenso y laborioso. Exige como mínimo una labor de redacción que no es necesaria con las encuestas. Y además nos queda la duda de si alguien leerá lo escrito.

Tal vez, el problema sea previo: ¿para qué queremos contactar con los clientes?. En mi opinión esta es la clave. Contactamos con los clientes para validar los procesos de mejora que ya hemos iniciado o para activar nuevos procesos de mejora. Si el objetivo principal es validar lo que ya estamos haciendo, lo importante es registrar encuestas, entrevistas o lo que decidamos hacer.

Pero si nuestro foco está en la activación de nuevos procesos de mejora, la clave no está en el registro sino en el uso, en la utilización de estas entrevistas para el debate y para la reflexión en grupo. Primero recoger ideas a nivel individual a través de conversaciones con los clientes, segundo trabajar con ellas en grupo. La vivencia de una conversación interesante es el mejor ingrediente para poder proponer y discutir con otras personas que tienen también otras vivencias similares. Tal vez lo único que haya que registrar sean las conclusiones finales del debate.

Curso con empresas Premie, o la importancia de hablar

Uff, cuantos días sin escribir.

Bueno, hoy tengo un motivo difícil de soslayar. Hemos finalizado el curso con empresas Premie sobre gestión de la satisfacción de los clientes, comentado en el post anterior. Saioa Leginagoicoa ha escrito en el blog de Premie un interesante resumen. Escribe Saioa entre otras cosas:

Los clientes mas interesantes para una empresa son los “peores”, los que son muy difíciles de contentar, que siempre nos piden más, y estos son la base de la
actividad de mejora, de la posibilidad de innovar. Ese cliente exigente, que se
queja, si hablo con él en un contexto de tranquilidad, con un planteamiento abierto, me va a dar muchas ideas, y voy a salir con una colección de propuestas
de mejora

El curso ha resultado muy interesante, sobre todo porque las empresas asistentes han venido con una pregunta común: ¿cómo podemos integrar a los clientes en el proceso de mejora de nuestras empresas?. Una pregunta que todos coincidimos en considerar no se responde a través de las encuestas habituales.

La clave es hablar, hablar con los clientes, con los clientes de los clientes, con los compañeros de trabajo, con la competencia, ... hasta con el enemigo. Hablar pero no hablar de cualquier modo, hablar para escuchar, para entender, para imaginar. Muchas conversaciones son monólogos bidireccionales; yo presto un poco de atención a la otra persona si me deja que le cuente todo lo que quiero decir. Nos gusta que nos escuchen pero menos escuchar.

Pero para hacer una buena gestión de la satisfacción, para innovar, proponer ... tenemos que ser sobre todo orejas y ojos más que bocas. Las nuevas tecnologías nos ofrecen cada vez más oportunidades para comunicarnos, pero disponer de muchos medios de comunicación tiene un riesgo; podemos pensar que no nos hace falta hablar. Hay muchas situaciones que solo se entienden cara a cara.

Hablar con los clientes y hablar entre nosotros sobre lo que nos dicen los clientes. Hicimos en el curso un símil. La gestión de la satisfacción es como una paella, necesita de buenos ingredientes, buenas conversaciones con los clientes; y también de una buena elaboración, de un esmerado trabajo de cocina, de análisis y debate interno, de método, para que estas conversaciones no se queden en el aire, para que sean generadoras de acciones de mejora.

Hablamos también en el curso sobre como mejorarlo. Sería absurdo valorarlo solo con una encuesta, cuando proponemos que las encuestas solas son de muy escasa utilidad. Entre sus propuestas de mejora del curso, los alumnos me proponen que les gustaría ver en video una entrevista real, para poder entender mejor como hacerla. Tendré que pensar en dedicar un poco de tiempo a hacerme guionista cinematográfico, aunque el mejor video es la experiencia real de cada uno/a hablando con sus clientes.

Gracias a todos/as por vuestras aportaciones.

Curso con empresas Premie, o los motivos por los que hacemos encuestas

Estoy impartiendo un curso para gestores de empresas Premie, certificadas por la Diputación Foral de Bizkaia con este reconocimiento por su sistema de gestión de la calidad. Hablamos sobre como es posible mejorar la gestión de la satisfacción de la clientela.

Hoy hemos charlado sobre como las empresas actúan en la medición de la satisfacción. Casi todas hacen encuestas aunque casi ninguna sabe muy bien el motivo, excepto que viene de vez en cuando un auditor a preguntar por las "mediciones" de satisfacción.

Javier Gorbeña, de Labein, comenta que Premie no exige las encuestas para hacer el análisis de la satisfacción. Pero las empresas es lo que hacen.

Hace unas semanas me llego uno de esos mensajes con reflexiones curiosas. Se refería a un experimento con monos en el que estos reaccionaban ante un estímulo adquiriendo un determinado hábito. Con el tiempo, el comportamiento adquirido se mantenía aunque el estímulo inicial que lo había provocado había desaparecido.

Con los motivos para hacer encuestas de satisfacción pasa algo parecido. En el inicio pensábamos que era bueno hacer encuestas con los clientes, estas encuestas funcionaron durante un tiempo pero después se convirtieron en una rutina de escasa utilidad. Y ahora las seguimos haciendo sin tener muy claro para qué.

Nadie quiere responder. Normal.

Las causas de la investigación

Hace unos días, contestando al Blog de Mikel Mesonero, se me planteó una pregunta ¿por qué hacemos investigación de mercados?. Una respuesta obvia: deseamos conocer lo desconocido, las claves de un mercado, los elementos externos que pueden ser la base de un futuro proyecto empresarial.

Haciendo repaso de investigaciones reales, de las que he llegado a conocer, llego a la conclusión de que la realidad es un poco más compleja, que los motivos reales pueden en algunos casos ser extrañamente peregrinos. Relato algunos ejemplos.

Una parte de las investigaciones que vienen a mi recuerdo no buscan analizar lo desconocido, simplemente medir lo conocido. Este es el caso de muchos estudios de satisfacción, que parten de una situación en la que la empresa tiene una referencia bastante fiable de lo que opinan los clientes y simplemente se plantean medirla para hacer una comprobación cuantitativa, para validar ante terceras personas (Certificación ISO; EFQM, ...) lo que ya se conoce o intuye de antemano. Pretender que una encuesta de satisfacción es un camino suficiente para entender a la satisfacción de los clientes es como esperar que una bici nos lleve a la luna.

Justificar lo conocido es también importante cuando hay que buscar fondos para apoyar un proyecto empresarial. Recuerdo varios ejemplos de investigaciones, contratadas por la entidad que aporta fondos (normalmente la administración), en las que los promotores no tenían ninguna necesidad de analizar nada. El caso más extremo que recuerdo fue una investigación realizada para una empresa vasca, distribuidora de productos catalanes. Contrataron un estudio para explicar a su matriz catalana lo que ellos ya sabían de antemano, que los clientes compraban sus productos en Sevilla porque eran más baratos que en Bilbao, simplemente porque la política de precios era diferente en ambas ciudades.

Pero la confianza de los promotores es a veces excesiva. Recuerdo varios ejemplos de promotores entusiastas, obligados a investigar por presión externa y enfrentados a conclusiones que contradecían su entusiasmo inicial. Es duro reconocer que nuestra propia criatura no responde a lo que esperábamos de ella. Siempre podemos matar al mensajero, pensar que la calidad de la investigación no ha sido suficiente.

Las malas noticias son siempre mal recibidas, y hacer una investigación implica aceptar que podemos recibir resultados diferentes de los esperados. La investigación no se hace siempre con esta postura abierta ante lo desconocido, lo cual justifica respuestas alternativas ante la pregunta inicial: hacemos muchas veces investigación para justificar, para argumentar, ... no para escuchar y entender.

Esta situación se agrava porque muchas veces las investigaciones se realizan cuando ya se ha realizado una parte de la inversión de aquello que se está analizando, y ya no hay posibilidad de cambiar. Investigar con presión para justificar lo que ya hemos hecho es una situación más, de las que se producen en este mundo diverso de la investigación.

Otra situación totalmente diferente: una empresa busca analizar lo que no conoce, pero espera de la investigación más de lo que puede recibir. Por ejemplo, eliminando incertidumbre sobre el futuro en el uso de una determinada tecnología, o en la evolución de un determinado mercado. Hacer un estudio para saber lo que va a suceder dentro de varios años puede ser una decisión acertada, solo si aceptamos que el estudio no cierra el análisis, que es necesaria una postura permanente de vigilancia y observación ante lo nuevo que está por llegar. Pretender cerrar el futuro dentro de un estudio es, como mínimo, una ingenuidad.

Muchos estudios son realmente un pretexto para pensar, para escuchar, para abrir nuevos interrogantes más que para cerrar, para asegurar las respuestas. La investigación no elimina la incertidumbre, solo la hace evidente.

La pregunta decisiva

Llega a mis manos un curioso libro “La Pregunta Decisiva”, de Fred Reichheld (Harvard Business School Press, editada por Deusto). No son habituales los libros interesantes sobre medición y análisis de la satisfacción de los clientes, y este rompe esta ausencia.

Inicio contradictorio; una sola pregunta para analizar la satisfacción de los clientes: “¿nos recomendaría a sus familiares y amigos?”. A mi, que me gustan las preguntas en plural, este planteamiento me provocó un cierto rechazo. Una sola pregunta no puede ser suficiente para entender una realidad compleja.

Pero tiene su lógica. La propuesta no es realmente hacer una única pregunta, sino más bien una pregunta inicial que se despliega en función de la primera respuesta. Una pregunta que abre la puerta a otras, distintas en función de la respuesta inicial, en diferentes momentos y por distintos interlocutores. Si un cliente nos da una buena puntuación tal vez no necesitemos saber mucho mas; por el contrario, una valoración negativa necesita de más cuestiones para entender los motivos y las posibles acciones con que corregirla. Cuestiones que tienen que ser formuladas por las personas encargadas de actuar.

La pregunta inicial recalca la dimensión social de la satisfacción. Lo que realmente importa es si los clientes están suficientemente satisfechos para recomendarnos a su red social. Según sus análisis, esta es la pregunta que mejor explica unos buenos resultados empresariales.

Una parte importante de su propuesta está en el modo de analizar las respuestas. La escala de contestaciones puede ser de diferentes tipos; una escala de cinco niveles o una escala académica clásica, de 0 “suspenso” a 10 “sobresaliente”. Pero lo importante es que un 6 no es un aprobado, solo nos sirven los clientes que puntúan 9 o 10, los “promotores”. Los demás son “pasivos” (puntuaciones 7 u 8) o “detractores” (puntuaciones 6 o inferiores). La satisfacción no es simétrica, tener a un cliente en la mitad de la escala no es un activo.

A partir de esta clasificación en tres grupos de clientes, Reichheld construye lo que llama el IPN o “Índice de Promotores Netos”, resultado de restar el porcentaje de clientes promotores menos el porcentaje de clientes detractores. Este índice puede llegar a ser tan importante como los datos financieros clásicos, siempre que se utilice de un modo correcto.

El IPN funciona solo si se despliega en cascada, haciendo que una respuesta inicial negativa genere una segunda pregunta planteada por las personas que tienen una relación directa con este cliente insatisfecho. Las acciones de mejora tienen que surgir de abajo a arriba, y no al revés. Los que tienen que saber porque un cliente puntúa un 5 o un 9 son las personas que pueden actuar, los que tienen contacto directo, no los responsables de calidad o de marketing.

Es también importante que esta información se gestione de un modo inmediato. Una medición al año preguntando por lo que sucedió hace siete meses no vale, no sirve para el análisis y la gestión inmediata. Es también importante evitar sesgos en la medición, por ejemplo los que a veces provocamos cuando el cliente sospecha que el trato futuro va a depender de la respuesta que nos da.

Más ideas: es importante que todo el mundo hable directamente con los clientes, también que los propios clientes puedan crear comunidades para intercambiar sus opiniones y para proponernos mejoras.

Al final me quedo con una conclusión. Los comentarios de queja por el excesivo número de encuestas de satisfacción se basan en una incorrecta forma de preguntar. Si nos preguntan por cuestiones concretas, recientes, a través de preguntas escuetas, si tenemos la sensación de que nuestras respuestas se van a traducir de modo inmediato en acciones, ... nos gusta contestar.

Pero este modo de actuar es por ahora un modelo alejado de la realidad, caracterizada por largos cuestionarios, preguntas que se refieren a cuestiones pasadas, escasa intención de responder a las quejas con acciones inmediatas. No tenemos más remedio que aceptar que, con este modo de actuar, nadie quiera contestar.

Los clientes de la administración

Mi amigo Enrique Sacanell organiza una charla, dentro de la Semana Europea de la Calidad (16 de noviembre, en el Palacio Euskalduna, en Bilbao), para hablar de la voz de la ciudadanía en la Administración Pública.

Propone provocar, lanzar preguntas, debatir entre todas las personas asistentes, para que cada uno busque su camino. Enrique conoce bien mi afición por las relaciones cliente/proveedor, y me anima a que participe, lo cual haré con gusto, con mi presencia y también a través de este blog, lanzando una pregunta: ¿somos clientes de la administración?.

En un nivel político, la respuesta es obvia. Basta ver a los políticos como miden sus acciones en función del posible resultado electoral. Cuando colocamos la papeleta en la urna somos clientes.

La dimensión política de la administración es muy importante porque el sentido de pertenencia es muy intenso, muy arraigado, con una fuerte carga emocional. Todos, en mayor o menor medida, somos políticos, de izquierdas, derechas, nacionalistas de una u otra nación, ciudadanos del mundo, ... pero políticos. Hemos mamado nuestro ser político desde el día que nacimos en la familia, la calle, la escuela, ...

Estos sentimientos tan arraigados impregnan nuestra percepción de la gestión pública. Somos benévolos con los políticos con los que simpatizamos y muy críticos con los contrarios. Aunque siempre hay excepciones que confirman la regla, algunos buenos alcaldes consiguen el apoyo una parte de ciudadanos que no son su base electoral. También hay ejemplos de lo contrario, algunos no convencen ni a los “suyos”.

Estas “fugas” son un indicador de que no todo es política. Las buenas obras de la administración acaban siendo de todos y las críticas iniciales, preferentemente de los adversarios políticos, quedan en el olvido. Por el contrario, los proyectos fallidos suelen a menudo quedar huérfanos. Los proyectos complejos son muy difíciles de valorar en el papel, incluso hasta que no pasan varios años de uso.

Somos por tanto clientes de la administración en un doble nivel: político y ciudadano. Pagamos con los impuestos el sueldo de políticos y funcionarios, sancionamos con el voto las acciones de ambos y somos libres de vivir en uno u otro lugar. Los estereotipos sociales dibujan la figura del funcionario como una persona sin sensibilidad ante los efectos sociales de sus acciones, pero esta falta de sensibilidad personal (cuando se produce) no puede hacernos olvidar nuestro papel de clientes de la administración.

Entonces, el problema no es si la administración tiene clientes sino más bien como actuar para que la administración sienta a la ciudadanía como clientes. Más que nada porque mi sensación es que la administración no vive a los clientes con la tensión de la supervivencia de la organización, tensión que en otras organizaciones es clave para buscar un conocimiento exhaustivo de expectativas, necesidades y valoraciones.

¿Cómo actuar entonces?. Pues, en mi opinión, hablando, escuchando a la ciudadanía en clave de relaciones cliente/proveedor. Preguntando a los usuarios por las opiniones que les suscita el uso de un servicio, lo que les gusta y lo que no les gusta, las diferencias que perciben frente a otros servicios equivalentes en otros municipios, comunidades, ....

Hablar en clave de mercado es un hábito que no existe en la administración. Los políticos hablan con sus simpatizantes pero no con toda la ciudadanía, los funcionarios hacen su trabajo y se van a casa. No existe el hábito de escuchar lo que se espera de un concejal de urbanismo o de un departamento de hacienda.

Las encuestas de satisfacción intentan resolver el problema, pero de un modo muy imperfecto. Tener los resultados de una encuesta nos puede hacer pensar que sabemos lo que esperan de los ciudadanos. Pero esta sensación es engañosa porque nos tranquiza pero no nos resuelve el problema principal que es conocer los anhelos y sensaciones de personas concretas, singulares, ... satisfechas o cabreadas por acciones concretas y singulares. Esas sensaciones no están en una encuesta, es necesario hablar, escuchar, entender las reacciones de las personas.

Hablar con la ciudadanía requiere también un método, un contexto de conversación. No podemos hablar de la ciudadanía de cualquier modo si queremos conocer realmente sus expectativas y opiniones. Una charla en un café o en un mercado puede ser interesante para una bonita foto, pero hablar a fondo necesita un criterio de selección, un tiempo y un espacio adecuados.

Un criterio, por ejemplo en la selección del tipo de personas con las que hablamos. Hombres, mujeres, personas mayores, jóvenes, usuarios de un servicio, simpatizantes del partido que gobierna o de la oposición ¿qué diferentes anhelos y expectativas tienen unos y otros? ¿en qué aspectos discrepan y en qué coinciden? ...

Y también tiempo y espacio suficientes para hablar. Un contexto de tranquilidad, de tertulia amigable es requisito de una conversación a fondo.

Mi propuesta es por tanto provocar buenas oportunidades para la conversación entre ciudadanos, políticos y técnicos de la administración, como vía para incrementar la sensibilidad de estos dos últimos colectivos en su papel de “proveedores” de servicios.

Trabajar con los clientes en CTI SOFT

Por iniciativa de Euskalit, ayer estuve de visita en CTI SOFT. Ricardo González Lafuente y sus compañeros nos fueron contando la evolución y actividades de esta empresa donostiarra de informática, Q de Plata.

Para mi fue muy interesante, especialmente porque tienen respuestas a una de mis preguntas preferidas: ¿qué hacemos para conocer mejor a los clientes, además de una encuesta?. Este blog tiene varios textos sobre esta cuestión: 1, 2, 3, ...

Por ejemplo, tienen un comité de clientes que se reúnen para proponer mejoras. Primero, cada cliente piensa por separado sus propuestas, que se distribuyen entre todos antes de una reunión final de consenso en las oficinas centrales de CTI SOFT. Son 14 clientes, de lugares muy diferentes, que permanecen en el comité dos años, rotando cada año la mitad.

Cuenta Ricardo que estas propuestas se aplican en un porcentaje muy elevado, aunque no son totalmente vinculantes porque la empresa tiene que hacer un análisis final del coste de la mejora. La satisfacción 100% puede llegar a ser antieconómica.

Más. Organizan días de cliente, visitas de un cliente concreto a las oficinas centrales de CTI SOFT para charlar (hasta con 30 personas), cara a cara, sobre lo que este cliente ha recibido, lo que necesita o lo que imagina.

Tienen también certificaciones de sus clientes (oro, plata y bronce) por el uso de sus productos, por la colaboración a la mejora o por su asistencia a actos y seminarios.

Y más. Un sistema de aviso a las personas de la empresa afectadas por las valoraciones extremas de los clientes. Por ejemplo, una reclamación vía web o una baja puntuación en la encuesta de satisfacción implica un aviso a las personas que se relacionan con este cliente, y una acción de respuesta. Una alta puntuación (por encima de 8) también supone un reconocimiento expreso de las personas que, de un modo más directo, han contribuido a esta valoración.

La posibilidad de aplicación de estas acciones depende del tipo de cliente con el que se trabaja y del tipo de relación que con ellos se mantiene. No obstante, este caso refuerza la idea de que cuando se buscan actividades interesantes, algo se encuentra.

La curiosidad

Esta mañana escucho en la radio una frase atribuida a Albert Einstein: “No tengo talentos especiales, pero sí soy profundamente curioso”.

Es difícil imaginar como uno puede utilizar la curiosidad para llegar a conclusiones tan complejas como las que Einstein obtuvo, pero es muy posible también que la reflexión metódica tampoco le habría llevado a alcanzar estas conclusiones. Para mi mente sus conclusiones son una cuestión “religiosa”.

Esta frase me sugiere una pregunta relacionada con mi trabajo y con el objeto de este blog: ¿para qué hacemos investigación de mercados?. Se me ocurren varios modos de contestar. Uno de ellos, el más directo, consistiría en afirmar que hacemos investigación para saber, para conocer las respuestas. Si no sabemos nuestra posición en el mercado, o que producto es el más interesante para nuestros clientes ... hagamos una investigación y ella nos dará la respuesta, nos marcará el camino. Yo llevo muchos años trabajando en este mundo y he de decir que soy bastante escéptico. Creo que he visto demasiados informes en las estanterías.

Pero también podemos pensar que la investigación es una oportunidad para “curiosear”, para que las personas que tienen que tomar decisiones empresariales tengan oportunidades para encontrarse con estímulos imprevistos que les lleven a dar con elementos de la solución buscada.

Hace un tiempo realicé un test de producto de una nueva cocina. Invité a mi cliente a asistir a los grupos de debate en los que varias personas opinaban sobre las posibilidades y limitaciones de unos nuevos prototipos en fase de diseño. Al acabar el trabajo, y después de presentar un hermoso informe de conclusiones y recomendaciones, el cliente me comentó una idea que le había surgido escuchando a una mujer hablando sobre el modo en que ella limpia la cocina. ¡Esa idea era lo que más valoraba de todo el trabajo realizado¡.

Tengo más ejemplos similares. Por todos ellos creo que Einstein tenía razón cuando afirmaba el valor superior de la curiosidad. Y creo también que, si la investigación es sobre todo una oportunidad para “curiosar”, algo diferente tendremos que hacer.

Escribir un blog

En junio reunión de Aprendices para hablar sobre como escribimos en los blogs.

Para mi un blog es un espacio para lanzar estímulos, para provocar reacciones. Un buen post es un pequeño cuento, una historia interesante. Por ese motivo, la primera clave esta en el contenido: ¿de qué voy a escribir? ¿a quién interesa?. Escribir mucho es peligroso porque puedes acabar contando lo que solo te interesan a ti.

Pero las historias interesantes se pueden encontrar si uno las busca. Yo ando últimamente enredando en mis recuerdos, en las conversaciones que tengo por la calle, en la observación de las personas, en la lectura de libros o el periódico, y por supuesto en otros blogs. Todo vale.

Con la historia encontrada, la segunda clave está en el teclado. Para mi escribir es corregir. Me gusta leer lo que escribo y cambiarlo. Me gusta mucho incluso dejar dormir un texto, y volver a releerlo en la distancia.

Mozart (acordaros de Amadeus) y las personas que escriben sin corregir me dan mucha envidia, pero uno debe reconocer sus limitaciones. Corregir es sobre todo quitar lo que sobra, recortar. Cuando leo otros blogs, la extensión de los post es un importante criterio para leer o saltar. Intento que mis escritos no superen una extensión similar a una página de Word.

Tercera y última clave, continuidad en el tipo de historias contadas y en el modo de contarlas. Yo intento relacionar todo con las relaciones cliente proveedor porque es parte de mi trabajo y porque me gusta. También me gusta lanzar preguntas, mucho más que hacer afirmaciones. Mis respuestas las dejo para los comentarios.

Como lectores y clientes de este blog, ¿no se que pensaran ustedes de todo?

La foto es mia

Ingenuidad infantil y futuro

Esta mañana acudo a Blogak 2.0 en el Museo Guggenheim, en Bilbao. Ponencia de Rob Malda, persona que creó un primer blog, allá por el año 1997. Rob no tiene 30 años y es el iniciador de todo este mundillo en el que ahora estamos metidos. Supongo que si no hubiera sido él, lo habría hecho otra persona de su misma edad y origen. Con la madurez aumentan las defensas frente a la ingenuidad de pensar en lo imposible.

En el post anterior escribía yo sobre la inutilidad de intentar adelantar el futuro. El caso de Rob es una nueva confirmación de esta dificultad. Su descripción del primer paso, el que inició todo, suena a travesura infantil.

Su historia me recuerda una experiencia personal. Al inicio de los años ochenta participé en un estudio de mercado sobre las posibilidades futuras de los servicios creados a través de la conexión telefónica de ordenadores. En aquella época no existía Internet, si otros servicios telemáticos mucho más rudimentarios y limitados.

Las preguntas del estudio se dirigían a empresas y profesionales, y planteaban –tal como yo las recuerdo- cuestiones como por ejemplo: ¿sería de interés poder mandar mensajes a través del ordenador a otras personas?. Un porcentaje respondía que sí, que eso podría estar bien, así como otras cuestiones similares planteadas en el estudio: realizar compras, consultar bases de datos, acceder al banco, ...

Realizando una proyección de los resultados del estudio sobre el número total de empresas vascas, se concluía que el número de posibles usuarios podría ser muy elevado.

Para la mayoría, aquella conclusión era simplemente absurda e inimaginable.

Datos particulares

Una conversación reciente acerca de una fundación que ha contratado la realización de un estudio de mercado en el campo institucional: “No ha ido bien, queríamos obtener información de lo que quiere cada institución analizado en el estudio, pero no nos la han dado, alegando que esos son los criterios, solamente los datos generales, nunca los datos individuales”.

Las normas de Esomar plantean la confidencialidad de las personas entrevistadas y la ley de Protección de Datos Personales va también en la misma dirección, pero la práctica real de la investigación de mercados tiene sus excepciones, en este caso cuando existe interés en disponer de esta información individualizada y las personas entrevistadas aceptan (mejor por escrito) este uso de la información.

Recuerdo un cuestionario en el que se preguntaba: ¿desea que sus opiniones las conozcan las personas que le atienden, o que se usen únicamente de modo estadístico agregado?. Este tipo de preguntas solo tienen sentido en algunos casos, con clientes empresa o institución.

Pero surge la pregunta ¿cuál es el valor de una información agregada cuando tenemos un número reducido de clientes? ¿existen pautas comunes o es necesario pensar en cada institución y persona?.

Resultados diferentes

El algunas ocasiones, dos técnicas diferentes utilizadas para la medición de la satisfacción dan distintos resultados. Por ejemplo, un análisis cualitativo en base a entrevistas abiertas o grupos de debate, y un sondeo cuantitativo mediante cuestionarios, ofrecen una impresión diversa de la satisfacción: en un caso buenas impresiones, en otro insatisfacción.

Cuando aparecen estas diferencias, pensamos en errores en el trabajo de investigación. Tal vez algo se haya hecho mal, pero hay también otras posibilidades.

Los errores metodológicos pueden ser una causa de estas diferencias. Un cuestionario mal diseñado, en el que no se pregunta por los temas que para el cliente son importantes, con palabras que no se entienden, dará respuestas aleatorias. Es muy posible que las personas que acepten contestar este tipo de cuestionarios estén únicamente interesadas en acabar lo antes posible, con lo que difícilmente manifestarán de un modo pleno sus opiniones.

También son posibles los errores metodológicos en la selección de los clientes. Por ejemplo, si acudimos a todos (o a una muestra aleatoria) para el sondeo cuantitativo y utilizamos a los más próximos para la fase cualitativa, obtendremos valoraciones diferentes porque los más próximos pueden ser también los mejor atendidos, los más satisfechos.

Otra posible explicación tiene que ver con el hecho de que no todas las personas con las que se intenta contactar aceptan cumplimentar un cuestionario o participar en una entrevista. Surge entonces una duda ¿el tipo de personas que acepta contestar es el mismo en todas las técnicas?.

Mi opinión es que no, que son perfiles diferentes, aunque el porcentaje de negativas pueda ser el mismo. Por ejemplo, un cliente insatisfecho puede aceptar rellenar un cuestionario pero tal vez no desee perder una hora de su tiempo con un proveedor del que ha obtenido una respuesta insatisfactoria. Por el contrario, un cliente medianamente satisfecho puede aceptar de mejor grado una entrevista que un cuestionario, sobre todo porque la entrevista es una manifestación evidente de que nos interesan sus opiniones mientras que una encuesta tiene un carácter rutinario, repetitivo.

Hay también otras causas de la diferencia que no tienen nada que ver con errores metodológicos y si con el contexto específico de aplicación de cada técnica de análisis.

Por ejemplo, es diferente dar opiniones cuantitativas o cualitativas. Las opiniones cuantitativas se dan de un modo anónimo, frente a un papel o una pantalla o una persona anónima que llama por teléfono. Por el contrario, las opiniones cualitativas se dan en un contexto de relación, de conversación amigable entre dos o más personas, independientemente de que se conozcan o no previamente. El ejercicio de la crítica en un contexto de relación supone una mayor carga emocional, carga que a su vez influye en la cantidad y calidad de información emitida.

En resumen, es fácil entender que existan estas diferencias. La cuestión que surge entonces es otra ¿para qué utilizamos cada técnica? ¿pueden dos técnicas de análisis diferentes utilizarse para analizar una misma cuestión?. Tal vez esta sea la cuestión principal.

Preguntas y respuestas

Hay personas que parecen tener todas las respuestas; otras son básicamente emisores de preguntas.
No imagino a un cirujano que no tenga las respuestas necesarias para su trabajo, aunque sean incorrectas. Tampoco un astrofísico que no base su trabajo en preguntas sobre la realidad exterior.
Pero estos son dos casos extremos. La mayor parte de las actividades humanas permiten combinar, en diferentes grados, posturas preguntadoras y respondedoras.
Los que tenemos hijos sabemos que educar es una equilibrada combinación de ambas, más que nada porque frases como “niño, no te subas que te vas a caer” son siempre de una eficacia muy dudosa.
En el campo de la gestión empresarial sucede un poco lo mismo. Mi amigo Julen anda últimamente publicando varios escritos sobre la utilidad de los directivos, o lo que es lo mismo, sobre la capacidad autónoma de las personas de desempeñar su trabajo. El problema puede enfocarse de este modo: ¿un directivo es una persona que tiene las respuestas para los demás, o más bien alguien que ayuda a que los demás las encuentren?. Según mi personal criterio, los mejores directivos son los que tienen una adecuada capacidad de proponer preguntas certeras a ellos mismos y a las personas de su equipo, dejando que cada uno obtenga sus respuestas y actúe.
En el mundo de los servicios profesionales sucede lo mismo: expertos informáticos, asesores fiscales, abogados, mecánicos, ... un montón de personas expertas que tienen las respuestas que los clientes buscamos, o que no queremos encontrar por nosotros mismos. Pero hay también otros servicios profesionales en los que no se busca directamente la respuesta sino un camino para encontrarla personalmente. El ejemplo más evidente es el de los psicólogos, pero los consultores empresariales somos también mucho más expertos en procesos de reflexión, y menos en las soluciones concretas de la reflexión. Ayudamos a proponer preguntas, a reflexionar sobre ellas, a que cada uno encuentre sus respuestas.
Creo también que con los blogs sucede lo mismo. Algunos escriben con soluciones y otros plantean dudas. A mi me gusta más el segundo tipo, y creo por ello que prefiero plantear este mi espacio como una plataforma para la duda más que para la afirmación. Es mi personal propuesta.

Foto de Mikel Agirregabiria

http://www.flickr.com/photos/agirregabiria/345272540/

Preguntar en positivo

Hace unos días me encontré con mi viejo amigo José Ramón Muro. José Ramón trabaja en temas relacionados con la calidad y la mejora de la gestión dentro del ámbito de las energías renovables. Me planteó una interesante cuestión: “¿no se pueden hacer preguntas en positivo?”.

La cuestión se relaciona con la necesidad de cambiar las encuestas de satisfacción, habituales en el mundo de la “Calidad”. Desde un punto de vista radical, el mejor cambio puede ser dejar de hacer encuestas y centrarnos en entrevistas personales y grupo de debate, mucho más útiles para conocer los motivos reales de las percepciones de satisfacción.

En un plano menos radical, parece evidente que vamos a seguir realizando encuestas porque los motivos de utilizar formularios son muy diversos: establecer comparaciones, ver el efecto de las acciones realizadas, mostrar ante terceros las mejoras de la gestión, obtener certificaciones y premios, ...

¿Cómo podemos entonces mejorar las encuestas?. Ciertamente la respuesta está en el enunciado planteado por mi amigo: formulándolas en positivo. Las encuestas de satisfacción se han planteado habitualmente como un examen, un juicio sobre lo ya realizado. La cuestión es si hemos obtenido la nota esperada, o si por el contrario merecemos una recriminación.

En un papel es mucho más sencillo valorar el pasado que construir el futuro. Pero las conversaciones más interesantes son las que se proyectan sobre el futuro, las que ayudan a pensar en nuevas acciones. ¿Es posible entonces proyectar el futuro en una encuesta de satisfacción?. No es tarea sencilla pero tal sea una posibilidad a analizar si realmente deseamos que las encuestas no sean en si mismas un elemento de insatisfacción.

Una posibilidad: mandar una carta con un texto de este estilo:
Señoras y señores, durante los últimos años nos han contestado a nuestras encuestas de satisfacción. Sus opiniones nos han sido de gran utilidad y por ello les estamos realmente agradecidos. Pero la prueba más clara de su satisfacción es que continúan siendo nuestros clientes por lo que hemos decidido sustituir nuestro “cuestionario de satisfacción” por otro “formulario de colaboración”. No queremos que opine sobre el pasado sino más bien que nos valore las posibilidades de acción futura de nuestra empresa que le proponemos a continuación...

Proponiendo una reflexión sobre los campos en los que una mejora de nuestra gestión puede ser más útil, en una carta y principalmente en nuestras conversaciones cara a cara, incrementaremos la percepción de que estamos en tensión, de que nos preocupa realmente su satisfacción.

Muy probablemente, el porcentaje de clientes que respondan a esta carta sea un buen indicador de su grado de satisfacción real.


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