Reflexiones colectivas

Sigo con la tarea del post anterior, plantear preguntas, en este caso ya no sobre el ámbito de los estudios de mercado sino sobre algo más amplio: el modo como las organizaciones reflexionan.

Es una secuencia lógica, pregunto en el exterior para reflexionar sobre las respuestas y actuar en consecuencia.

Mis preguntas no se centran en el objeto de la reflexión sino en el contexto y el modo como se reflexiona. Contexto marcado por diferentes cuestiones, como por ejemplo, el número y perfil de las personas que reflexionan, los límites de su participación, la preparación previa, el resultado del proceso reflexivo o la utilización de apoyo externo.

El número y perfil de quienes reflexionan. Pensemos en una organización de, por ejemplo, 100 personas; ¿a cuántas incorporamos al proceso de reflexión?, ¿de qué modo integramos la diversidad de perfiles profesionales, experiencia, responsabilidad, sexo, edad, …?. A menudo surge la duda, “no será mejor que piensen los que tienen la responsabilidad, … el resto no van a saber muy bien qué decir”

Los límites de la participación. La duda sobre las posibilidades de aportación de quienes no forman parte del núcleo directivo tiene mucho que ver con los límites de la participación ¿somos capaces de quitarnos los galones en el proceso y dejar que las ideas surjan, de generar un clima capaz de hacer que todas las personas se sientan capaces de aportar?

La preparación previa. ¿Llevamos todo muy preparado o no, dejamos que las ideas surjan de modo espontáneo? La reflexión casi nunca parte de cero, planteamos y debatimos lo que ya antes hemos tratado en otros foros. En cada etapa surgen diferentes matices y se encienden nuevas bombillas. El peligro es considerar estas propuestas previas como algo cerrado que es preciso “vender” al resto.

El resultado del proceso. En ocasiones la reflexión acaba en sí misma, no hay tareas concretas ni compromisos derivados; el valor está únicamente en el ejercicio de pensar en grupo. En otras ocasiones acabamos fijando acciones, compromisos, tareas, objetivos, … que ponemos por escrito y que no siempre perseguimos y evaluamos. ¿De qué modo nos interesa finalizar nuestro proceso de reflexión, qué es lo importante en nuestro caso, el proceso o el resultado?

El apoyo externo. A veces buscamos la ayuda externa de consultores u otras personas para dinamizar el proceso de reflexión. Los consultores aportamos método, experiencia del proceso y además somos un agente externos, ajeno a las diferentes partes. ¿Nos interesa contar con apoyo externo?

Visto desde el punto de vista de los consultores nos queda otra pregunta: ¿estamos ayudando a potenciar la reflexión?.

Condiciones especiales para la reflexión colectiva

Últimamente me han llegado varias consultas profesionales para gestionar reuniones en las que se reflexiona sobre estrategia, proyectos, imagen exterior, organización interna, ... reunir a personas de una misma organización y también juntando de diferentes, por ejemplo clientes con proveedores o miembros de una red común u organizaciones que desean explorar posibilidades de colaboración, ...

En algunos casos son reuniones de personas que no tienen relación habitual, pero no siempre; en otras ocasiones las reuniones se componen con personas que se ven a menudo y que, a pesar de ello, necesitan tratar algunos temas en un entorno y con unas condiciones de conversación especiales, diferentes de las del día a día.

La capacidad de crear unas buenas condiciones para la reflexión colectiva depende de varios factores, como por ejemplo:

• El tamaño del grupo y su composición. Contar con perspectivas diferentes ayuda a la reflexión. Para ello es deseable que el grupo sea aceptablemente grande y heterogéneo, incorporando diferentes perspectivas y sensibilidades. Grande hasta un límite, a partir del cual no es posible la aportación personal.
• El tiempo. El proceso de reflexión requiere de un tiempo mínimo y –sobre todo- de la suspensión del estado de tensión que generamos cuando tenemos una secuencia de tareas marcadas en nuestra agenda y con la que perdemos la capacidad de concentrarnos en la tarea en curso.
• El espacio físico. La luz, el mobiliario, su colocación, los colores, la temperatura, … son factores que influyen en nuestras sensaciones y, por tanto, en nuestra capacidad de aportar y contribuir a la reflexión colectiva.
• Las condiciones de la convocatoria. ¿quién convoca? ¿con qué objetivos? ¿qué vamos a hacer? ¿cómo vamos a desarrollar la reunión? ¿qué vamos a hacer con los resultados de la reunión? … son algunas preguntas que inciden en la motivación previa y, por tanto, en la probabilidad de obtener buenos resultados.
• La suspensión temporal de la jerarquía y de otros vínculos o temas concretos que puedan limitar la espontaneidad en el proceso de reflexión.
• El clima de cordialidad que podemos alimentar en la reunión con los elementos del lenguaje verbal y no verbal.
• La combinación de ejercicios personales y colectivos. La reflexión es, en primer lugar, una tarea personal que se enriquece a través del contraste con otras personas. Combinar tareas personales con grupos pequeños y puestas en común globales es un buen camino para alimentar la reflexión colectiva.
• La rotación de interlocutores. Reflexionar en grupos pequeños en los que los interlocutores van variando a medida que avanzamos en los ejercicios, tal como se propone en los “world café”, nos puede ayudar a entender e incorporar diferentes perspectivas.
• Los escritos, borradores, documentos intermedios y finales que, al ser re-leídos y por tanto re-pensados, nos ayudan a avanzar en la reflexión en el contexto de la reunión y después de que esta haya finalizado.

Nuestro trabajo como consultores se centra en ayudar a crear estas condiciones especiales, para lo cual estamos doblemente capacitados por nuestra experiencia y también por el hecho de ser ajenos a la organización que nos contrata, en alguna medida “neutrales”.

Reflexión final: la capacidad actual de disponer de medios de comunicación muy potentes hace más necesaria, si cabe, la reflexión colectiva desarrollada en clave de interrelación personal directa.