Condiciones especiales para la reflexión colectiva

Últimamente me han llegado varias consultas profesionales para gestionar reuniones en las que se reflexiona sobre estrategia, proyectos, imagen exterior, organización interna, ... reunir a personas de una misma organización y también juntando de diferentes, por ejemplo clientes con proveedores o miembros de una red común u organizaciones que desean explorar posibilidades de colaboración, ...

En algunos casos son reuniones de personas que no tienen relación habitual, pero no siempre; en otras ocasiones las reuniones se componen con personas que se ven a menudo y que, a pesar de ello, necesitan tratar algunos temas en un entorno y con unas condiciones de conversación especiales, diferentes de las del día a día.

La capacidad de crear unas buenas condiciones para la reflexión colectiva depende de varios factores, como por ejemplo:

• El tamaño del grupo y su composición. Contar con perspectivas diferentes ayuda a la reflexión. Para ello es deseable que el grupo sea aceptablemente grande y heterogéneo, incorporando diferentes perspectivas y sensibilidades. Grande hasta un límite, a partir del cual no es posible la aportación personal.
• El tiempo. El proceso de reflexión requiere de un tiempo mínimo y –sobre todo- de la suspensión del estado de tensión que generamos cuando tenemos una secuencia de tareas marcadas en nuestra agenda y con la que perdemos la capacidad de concentrarnos en la tarea en curso.
• El espacio físico. La luz, el mobiliario, su colocación, los colores, la temperatura, … son factores que influyen en nuestras sensaciones y, por tanto, en nuestra capacidad de aportar y contribuir a la reflexión colectiva.
• Las condiciones de la convocatoria. ¿quién convoca? ¿con qué objetivos? ¿qué vamos a hacer? ¿cómo vamos a desarrollar la reunión? ¿qué vamos a hacer con los resultados de la reunión? … son algunas preguntas que inciden en la motivación previa y, por tanto, en la probabilidad de obtener buenos resultados.
• La suspensión temporal de la jerarquía y de otros vínculos o temas concretos que puedan limitar la espontaneidad en el proceso de reflexión.
• El clima de cordialidad que podemos alimentar en la reunión con los elementos del lenguaje verbal y no verbal.
• La combinación de ejercicios personales y colectivos. La reflexión es, en primer lugar, una tarea personal que se enriquece a través del contraste con otras personas. Combinar tareas personales con grupos pequeños y puestas en común globales es un buen camino para alimentar la reflexión colectiva.
• La rotación de interlocutores. Reflexionar en grupos pequeños en los que los interlocutores van variando a medida que avanzamos en los ejercicios, tal como se propone en los “world café”, nos puede ayudar a entender e incorporar diferentes perspectivas.
• Los escritos, borradores, documentos intermedios y finales que, al ser re-leídos y por tanto re-pensados, nos ayudan a avanzar en la reflexión en el contexto de la reunión y después de que esta haya finalizado.

Nuestro trabajo como consultores se centra en ayudar a crear estas condiciones especiales, para lo cual estamos doblemente capacitados por nuestra experiencia y también por el hecho de ser ajenos a la organización que nos contrata, en alguna medida “neutrales”.

Reflexión final: la capacidad actual de disponer de medios de comunicación muy potentes hace más necesaria, si cabe, la reflexión colectiva desarrollada en clave de interrelación personal directa.