La escucha digital

Tanto tiempo insistiendo en la importancia de conversar cara a cara y ahora me encuentro que la mayor parte de los contactos los realizamos a través de pantallas. Un desastre aparente, aunque con el uso he descubierto algunas ventajas de las videoconferencias: se ahorra mucho combustible y tiempo de desplazamiento.

Estos ahorros no son la única ventaja. Las videoconferencias nos permiten interacciones que, de otro modo, no se hubieran producido. Acostumbrados de manera urgente a su uso, podemos contactar con interlocutores y por motivos que no justificarían un desplazamiento físico. Un ejemplo, una reunión con un grupo reducido de clientes, en una sesión corta, para comentar algunas ideas sobre nuevos productos y servicios. Ahora se nos presenta más fácil su realización.

El cambio no es coyuntural y las videoconferencias se quedan formando parte de nuestras vidas. Por ello parece necesario preguntarnos sobre cómo optimizarlas, cómo minimizar los inconvenientes frente a una reunión presencial. Lanzo algunas ideas, surgidas de mi experiencia de estos últimos meses:

• Tener claros los objetivos de la reunión. ¿Para qué nos reunimos? ¿Cuáles son los objetivos de la reunión? Importante tenerlo claro y explicitarlo a las personas asistentes antes de empezar la videoconferencia.
• Trabajar la participación. La pantalla actúa como un freno. La complicidad que se crea al compartir un mismo espacio físico nos anima a comentar, a aportar ideas. En ausencia de este espacio compartido, se hace más necesaria la participación realizando, por ejemplo, rondas de intervención.
• Fomentar la escucha, por ejemplo poniendo en valor los comentarios de las personas participantes a través de la escritura y el dibujo en espacios visibles, al igual que lo haríamos en una reunión presencial.
• Reducir el número de asistentes. Si la videoconferencia se convoca con la intención de generar participación, la imagen de un número elevado de pantallitas en nuestro ordenador no nos anima.
• Acortar el tiempo total. Es más difícil mantener la atención ante una pantalla que ante una o varias personas físicas, con lo que se acorta el tiempo en el que podemos esperar que nos presten atención.
• Planificar y gestionar los tiempos parciales. Tal vez en una reunión presencial nos podamos permitir el lujo de largas disquisiciones. En una videoconferencia, en la que pretendemos acortar el tiempo total y dar la posibilidad de participar a todas las personas, es mucho más necesario si cabe hacer una previsión de tiempos y solicitar mayor concisión en las intervenciones.
• Repensar el modo de presentar nuestras propuestas. En una reunión presencial a menudo presentamos propuestas cerradas, explicaciones en formato monólogo que finalizan con un comentario: ¿Alguna pregunta o duda? Si deseamos activar la participación tal vez tengamos que repensar el modo como realizamos estas presentaciones. Por ejemplo, extractando nuestro mensaje (¿Qué es realmente lo importante?), y dividiéndolo en partes que nos permitan los comentarios cruzados y las reinterpretaciones.

La presencia física es insustituible. En algunos casos, por mucho que intentemos estirar las posibilidades de las videoconferencias, será necesario vernos las caras sin filtros y conversar. Pero siempre es mejor un contacto limitado que un no contacto.

No echemos de menos nuestra situación antes de la pandemia, pensemos mejor en las posibilidades que ahora tenemos, gracias a la tecnología.